Seznam strávníků firmy
Na obrazovce Strávníci vidíte všechny lidi své firmy pohromadě – kdo má jakou roli a čip, kdo má příspěvek zaměstnavatele a kdo se ještě ani jednou nepřihlásil. V seznamu se dá filtrovat, řadit a listovat – a rovnou z něj strávníka přidáte, opravíte mu údaje, pošlete mu pozvánku nebo ho odeberete.
Kde seznam najdete
V novém vzhledu Lunchdrive klikněte v levém panelu v části Správa účtu na Zaměstnanci. Seznam se otevře pro vaši firmu a nahoře je i její jméno – třeba Strávníci — Hospoda na mýtince.
Obrazovku vidí správce klientské firmy (role Firemní admin). Firma, která objednává hromadně, tuhle položku v nabídce nemá. Když ji čekáte a nevidíte, ozvěte se správci svého účtu, případně podpoře Lunchdrive.
Seznam strávníků svého klienta vidí i provozovatel, který k tomu má oprávnění – ze své nabídky Klienti se ale zatím dostane na původní obrazovku.
Poznámka
Hotelový účet má místo zaměstnanců hosty, a jeho seznam se proto otevírá v původním vzhledu.
Co v seznamu uvidíte
Jeden řádek = jeden strávník. Sloupce jsou:
| Sloupec | Co v něm je |
|---|---|
| E-mail, kterým se strávník přihlašuje. | |
| Jméno, Příjmení | Jméno a příjmení strávníka. |
| Role | Role, které strávník má – typicky Strávník, u správců Firemní admin nebo Správce strávníků. Kdo nemá žádnou, má ve sloupci pomlčku. |
| Čip, Čip2, Čip3 | Čísla čipů a karet, kterými se strávník prokazuje u výdeje. |
| Příspěvek? | Ano u strávníka, který má příspěvek zaměstnavatele. |
| Kiosek | Ano u strávníka, který si smí objednávat na kiosku. |
| Stav konta | Zůstatek strávníka. Sloupec se ukazuje jen firmám, které platí po strávnících. |
U e-mailu bývá navíc slovo o stavu účtu. „Pozvaný“ znamená, že strávníkovi odešla pozvánka, ale ještě si nenastavil heslo – pošlete mu ji znovu. „Nikdy se nepřihlásil“ má ten, kdo už heslo má a zatím ho nepoužil.
Seznam se otevírá seřazený podle rolí: nahoře jsou správci firmy, pod nimi strávníci a nakonec ostatní. Dokud firma nemá jediného strávníka, je na obrazovce jen věta „Tato firma zatím nemá žádné strávníky.“
Jak strávníka najdete
Nad seznamem je filtrovací řádek. U sloupců Email, Jméno, Příjmení a u čipů píšete, co hledáte – stačí část, seznam se přefiltruje sám. U sloupců Role, Příspěvek? a Kiosek vybíráte z nabídky: Vše znamená bez filtru, u role je navíc volba Bez role a u příspěvku a kiosku Ano nebo Ne. Všechny filtry najednou zrušíte tlačítkem Zrušit filtr. Když filtru neodpovídá žádný strávník, napíše to aplikace rovnou: „Filtru nic neodpovídá.“
Kliknutím na název sloupce seznam seřadíte, druhé kliknutí pořadí otočí – šipka u názvu ukazuje, podle čeho se právě řadí. Dole vyberete, kolik řádků chcete Na stránku, a tlačítky Předchozí a Další listujete; vedle nich je napsáno, kolik strávníků seznam celkem má.
Tip
Filtr, řazení i číslo stránky se propisují do adresy v prohlížeči. Zkopírujte ji kolegovi a uvidí seznam přesně tak, jak ho vidíte vy.
Jak strávníkovi upravíte údaje
Na konci řádku klikněte na Upravit. Otevře se okno Úprava strávníka a v něm jeho údaje: Email, pod ním rozbalovací seznam Role, dál Jméno, Příjmení, Telefon, Osobní číslo, Středisko, Platnost od a Platnost do, čísla čipů Čip, Čip2 a Čip3, pole Nové heslo, Poznámka k jídlu a zaškrtávátka Dotované obědy a Kiosek. Co umí Role a Nové heslo, čtěte o kousek níž.
Změny uložíte tlačítkem Uložit, tlačítko Zrušit okno zavře a nezmění nic. Po uložení se seznam za oknem rovnou přepíše na nové hodnoty.
Když některá hodnota nesedí – e-mail už patří někomu jinému, čip nosí jiný strávník, telefon má divný tvar – okno zůstane otevřené a pod dotčeným polem je napsané proč. Opravte hodnotu a uložte znovu.
Tlačítko Upravit vidí ten, kdo strávníky smí měnit – u lidí firmy je to její správce, u firem, které obsluhuje, i provozovatel. Sám sebe upraví každý, kdo se na seznam dostane.
Polí v okně bývá různý počet – vykreslí se jen ta, která opravdu smíte měnit, ostatní v okně vůbec nejsou. Provozovatel má navíc Přihlášení přes SSO, zaškrtávátko Posílat jídelníček na mail najde každý sám u sebe a pole Aktivní nastavuje podpora Lunchdrive – 1 je aktivní účet, 0 neaktivní a -1 zablokovaný. Když v okně čekáte pole, které tam není, oprávnění na něj nemáte – ozvěte se správci svého účtu, případně podpoře Lunchdrive.
Role, heslo a správa podřízených klientů
Tři pole v okně nemění údaje, ale přístup do Lunchdrive. Jsou stejná při úpravě i u nového strávníka, takže člověka rovnou založíte s rolí i heslem.
Role
Rozbalovací seznam Role je hned pod Email. U klientské firmy nabízí čtyři role: Firemní admin, Správce strávníků, Strávník a Strávník+ $. Vyberte jednu a okno uložte. Vybraná role tu dosavadní nahradí – strávník má potom právě tu, kterou jste vybrali.
Kdo zatím žádnou roli nemá, má předvybranou položku Bez role. Ta nic neznamená: uložení s ní na rolích nic nezmění.
Poznámka
Roli tady neodeberete. Nabídka umí roli jen přidělit nebo vyměnit za jinou: jakmile nějakou vyberete, položka Bez role zešedne a vrátit se k ní nejde. Když má někdo o roli přijít, ozvěte se své jídelně, případně podpoře Lunchdrive.
Seznam Role vidí jen ten, kdo smí role měnit – u klientské firmy její správce a provozovatel, který ji obsluhuje. U svého vlastního řádku ho nenajde nikdo: vlastní oprávnění si v Lunchdrive nikdo nepřepisuje. Co která role umí, popisují Oprávnění uživatelé účtu - uživatelské role.
Nové heslo
Pole Nové heslo je pod čísly čipů. Napište heslo, uložte – a strávník se jím přihlásí hned. Žádný e-mail mu o tom nepřijde. Pod polem je ukazatel síly hesla a věta, jak na tom heslo je; dokud je heslo slabé, tlačítko Uložit (u nového strávníka Přidat) nejde zmáčknout.
Prázdné pole nechává heslo být, jak bylo – stojí to i pod ním: „Ponechte prázdné, pokud heslo měnit nechcete.“
Pozor
Heslo, které tu nastavíte, znáte vy i strávník. Předejte mu ho bezpečně a řekněte mu, ať si ho co nejdřív změní v nabídce u svého jména volbou Změnit heslo. Když heslo znát nechcete, nechte pole prázdné a pošlete strávníkovi radši pozvánku – heslo si nastaví sám a nikdo jiný ho znát nebude.
Svoje vlastní heslo si tady nezměníte, pole se u vlastního řádku vůbec nezobrazí. Na to je v nabídce u vašeho jména volba Změnit heslo, která se pro jistotu ptá i na Staré heslo.
Správa podřízených klientů
Zaškrtávátko Správa podřízených klientů je dole u ostatních zaškrtávátek a dá strávníkovi na starost podřízené klienty firmy – pobočky, střediska nebo provozovny. Přiděluje ho provozovatel nebo podpora Lunchdrive, a to jen u cizího řádku a jen u účtu klientské firmy. Co strávník se správou podřízených klientů může a co ne, má vlastní návod Podřízení klienti.
Jak přidáte nového strávníka
Nad seznamem klikněte na Přidat strávníka. Otevře se stejné okno jako u úprav, jen prázdné – a pod nadpisem Přidat strávníka stojí jméno firmy, do které člověk přistane. Takže i když máte otevřený seznam svého klienta, vidíte, komu strávníka zakládáte.
Vyplňte Email – tím se strávník přihlašuje – a k němu Jméno, Příjmení a co dalšího potřebujete: Role, Telefon, Osobní číslo, Středisko, Platnost od a Platnost do, čísla čipů Čip, Čip2 a Čip3, Nové heslo, Poznámka k jídlu a zaškrtávátka Dotované obědy a Kiosek. Polí je přesně tolik, kolik jich smíte měnit – platí tu totéž co u úprav. Strávníka založíte tlačítkem Přidat, tlačítko Zrušit okno zavře a nezaloží nic.
Dvě pole se doplní sama, když je necháte prázdná: Čip dostane volné číslo, které zatím nikdo ve firmě nemá, a Platnost od se nastaví na dnešek. Když do nich něco napíšete, platí vaše hodnota.
Když se strávník založil, napíše to aplikace hláškou „Strávník je přidaný.“ a jeho řádek rovnou přibude v seznamu za oknem. Když něco nesedí – e-mail už někdo má, čip nosí jiný strávník – okno zůstane otevřené a pod dotčeným polem je napsané proč.
Důležité
Když necháte Role na Bez role, strávník si nic neobjedná – roli mu přidělte hned, nebo se k jeho řádku vraťte tlačítkem Upravit. A když necháte prázdné Nové heslo, nemá se čím přihlásit: heslo si nastaví sám odkazem zapomenuté heslo? na přihlašovací stránce, automaticky mu žádný e-mail nepřijde. Když chcete, aby mu odkaz na nastavení hesla přišel do schránky, klikněte v jeho novém řádku na Poslat pozvánku.
Tlačítko Přidat strávníka vidí ten, kdo do té firmy smí strávníky přidávat: správce firmy u své firmy, provozovatel u firem, které obsluhuje. Když ho čekáte a nevidíte, ozvěte se správci svého účtu, případně podpoře Lunchdrive.
Jak pošlete pozvánku
Na konci řádku klikněte na Poslat pozvánku. Strávníkovi odejde e-mail s aktivačním odkazem, kterým si sám nastaví heslo – vy ho tak znát nemusíte. Že pozvánka odešla, napíše aplikace hláškou „Pozvánka byla odeslána.“
Poslat ji můžete, kolikrát potřebujete. Odkaz v ní zůstává pořád stejný, takže dál platí i ten ze starší pozvánky. Nejvíc se hodí u lidí, u kterých v seznamu stojí „Pozvaný“ – ti pozvánku dostali, ale heslo si z ní ještě nenastavili.
Nic nezkazíte ani u člověka, který už heslo má: odkaz ho přihlásí a nabídne mu nastavení nového hesla. Dokud si ho nenastaví, platí mu to dosavadní.
Když se pozvánka neodešle, zůstane nahoře na stránce červená hláška „Pozvánka se neodeslala. Zkontrolujte, že má tenhle člověk platnou e-mailovou adresu.“ Adresu opravte tlačítkem Upravit a zkuste to znovu.
Tlačítko Poslat pozvánku vidí ten, kdo strávníky smí zvát – u lidí firmy je to její správce, u firem, které obsluhuje, i provozovatel. Když ho čekáte a nevidíte, ozvěte se správci svého účtu, případně podpoře Lunchdrive.
Jak strávníka odeberete
Na konci řádku klikněte na Odebrat. Aplikace se pro jistotu zeptá a v otázce je jméno strávníka: „Odebrat z firmy: Jana Nováková?“ Po potvrzení řádek ze seznamu zmizí a nahoře se objeví „Strávník byl odebrán.“
Odebraný strávník se nemaže, jen se přesune do archivu: nepřihlásí se a nic si neobjedná, ale jeho řádek i historie objednávek zůstávají. Uvolní se jeho e-mail a čísla čipů, takže je můžete hned dát někomu dalšímu.
Vrátit ho zpátky jde odkazem Archiv nad seznamem – v archivu u něj kliknete na ikonu šipky nad čárou (Obnovit uživatele). E-mail se mu vrátí, čip jen tehdy, když ho mezitím nedostal nikdo jiný. Celý postup popisuje Archivace strávníků a klientů.
Pozor
Odebrání nezruší obědy, které už má strávník objednané – ty zůstávají objednané i vyúčtované. Když je platit nechcete, odhlaste mu je ještě před odebráním. A Odebrat jde i na vašem vlastním řádku: když to potvrdíte, ztratíte přístup do Lunchdrive a z archivu vás musí vrátit někdo jiný, kdo firmu spravuje, případně podpora Lunchdrive.
Tlačítko Odebrat vidí ten, kdo strávníky smí odebírat – u lidí firmy je to její správce, u firem, které obsluhuje, i provozovatel.
Co se zatím dělá na původní obrazovce
Přidat strávníka, opravit mu údaje, přidělit roli, nastavit heslo, poslat pozvánku i odebrat strávníka umí seznam sám. Na původní obrazovku vede tlačítko Import, export a zastoupení nahoře – je na ní hromadný import a export, Vytisknout průkazy a zástup za strávníka, když potřebujete vidět, co vidí on. Vedle tlačítka je odkaz Archiv, ve kterém najdete archivované strávníky.
U každého řádku jsou ještě odkazy Docházka, Přesunout a Historie (a u firem, které platí po strávnících, i Platby). I ty vedou na původní obrazovky.
Nastavení příspěvku zaměstnavatele má vlastní návod Má strávník nastaven příspěvek od zaměstnavatele?.